仕事を辞めます…退職の際に送る挨拶メールの書き方

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会社を何かしらの都合で退職する場合に、それまでにお世話になった取引先や、関係者にメールで挨拶をすることがあります。

このときにはビジネスパーソンならではの、決まりごとが存在しています。それを知らずに挨拶メールを送ると、相手に「そんなことも知らないのか?」と会社の評価を下げてしまいます。

基本をしっかりと押さえて、恥ずかしくない挨拶メールをしましょう。

 

退社日を必ずいれる

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まず退職することが決まりましたら、メール内に必ず退社日を入れるようにします。

挨拶ばかりに目が行ってしまい、こちらが台無しになってしまうことがあるので、注意するようにしましょう。

 

退職理由は細かく記載しない

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挨拶メールには理由を書く必要もあるのですが、ここでは細かい理由などは記載してはいけません。一番穏やかなのが「一身上の都合」です。

または「円満退社の運びとなりました」という風にすれば、穏やかな雰囲気が伝わってきます。

そのため、ここで「ブラック企業なので嫌気がさしました」や「上司とソリが合わなかったので」という風にすることは避けるようにしましょう。それがもし本当だったとしても、この中で記述するのはビジネスマナーとしては欠けます。

最後にお礼の言葉を添えることも忘れずに行いましょう。たとえば「心よりありがとうございました」という風な一文を付けることで、印象が大きく変わります。

ここまでは前半部分として気にしてほしいところを記述しました。

 

退職説明では自分ではなく相手のことを考える

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退職の挨拶メールは、自分のことだけをどうしても書いてしまいがちになります。前半部分は報告ということで、そういった内容にどうしてもなるので問題はないのですが、後半では自分ではなく相手を優先した内容にするのが大切です。

後半で大切なのは、今後について「前向き」に書くことです。たとえば「今後は最先端技術を研究してまいります」と加えることで、安心感を相手に与えることができます。

そして次に大切なのが後任者の名前を書くものです。決まっていない場合には、記述はしなくても良いですが、すでに分かっている場合には必ず書き、相手に戸惑いを与えないようにしましょう。

最後に、コンプライアンスを気をつけます。「○○様の益々のご活躍を祈念して」と書くことで、コンプライアンスに留意した退職の挨拶になります。

たとえば、業務上知った顧客情報を営業などに活かすということはタブーです。そして原則として、自分の個人情報を教えてもいけません。

そのため個人で使っているアドレスなどを、挨拶メールの最後に記載することは禁止されているので、行わないように注意しましょう。

何気ない退職挨拶ですが、意外と決まりごとがあるので、上記を参考にして注意してみてください。

 

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