上司も納得!報告書の正しい書き方

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仕事の基本は、上司からの指示で始まり報告で終ります。この基本的な完結型がどこまで上手く機能しているかによって、組織力やさらには企業の存続までもが変わってくるのです。

その時に用いるのが報告書です。正しい書き方が存在していますので、それを覚えることは自分の評価を上げるためにも重要です。

正しい書き方を身に付けるようにしていきましょう。

 

報告書は上司へ伝えるラブレターと考えよう

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報告書の作成は上司に現状を伝えるために、かなり必須なものであるという認識が必要になります。つまりは、上司に伝えるラブレターのような役割になるのです。

しかし、作成するには手順がありますし、決まった書式で堅苦しく書くものです。そのため「後でいいや」と後回しにしてしまいがちですが情報は鮮度が命なので、基本的に直ぐに提出しなければなりません。

そこをどのようにして判断するかはその人次第になりますが、評価という面では当然マイナスになります。

そもそもラブレターは、想いが残るその時に渡さなければ意味がありませんよね?それと同じことだと思えば分かりやすいのではないでしょうか。

 

報告書は正しい書き方は結論から

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報告書を提出する上司や取締役などのトップは、非常に忙しい毎日を送っています。人とのコミュニケーションを得る機会はとても多いので、部下の行動を全てチェックする事は当然のことながらできません。

そのため、提出する書類では必ず結論から書きます。理由や経緯などを最初に書いていては、忙しい上司の時間を大幅にロスさせてしまう可能性がありますから、そういったことは無いように注意しましょう。

たとえば、「今度の会場で使用する素材について話し合いました。その場では、木材、アルミなど様々な意見がでました。何時間も議論を重ねた結果、木材に決定しました」というものでは、何が言いたいのかよく分かりません。

そこで、「会場で使用する素材は木材で決定しました。理由は・・・」という風にしたほうが、受け取った相手もすぐに何が伝えたいのかを理解してくれます。

こうした書き方は、一朝一夕で獲得できるものではありません。何回も訓練をすることで覚えていくので、このコツは覚えておきましょう。

 

忙しい人を待たせないように工夫する

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上記と通じるところはありますが、忙しい目上の人に対してすぐに内容を理解してもらうために、報告書は「読む」より「見る」ということに重点を置くようにしましょう。

ダラダラと文章を書いていても疲れるだけですから、図や表を用いて箇条書きにするというのも手かもしれません。

また、曖昧な表現はできるだけ数字で置き換えるというテクニックも参考になります。

たとえば、「お客様からのお問い合わせが、午前中は数件でしたが、午後はその倍近くきていました」としては、良く分かりません。

そこで、「1日に11件の問い合わせがあった」というだけでも、十分に伝わります。

 

報告書は事実と意見は分けて書く

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報告書の基本は事実を先に書き、それについての意見は後に記述することが大切です。作文調になるとどうしても事実と意見が混同してしまうのですが、これは忙しい目上の人からすればストレスになるだけです。

事実と所感は別々に記述するようにすると、読みやすく理解しやすいものに仕上げることができます。これだけを理解しておくだけでも、随分と分かりやすいものになるでしょう。

ちょっとしたことで、随分と理解しやすい報告書に仕上がります。最初は難しいかもしれませんが、コツを掴むことにより格段に上達するのも特徴です。

書き方をしっかりと学べば相手に伝わりやすく、そして自分の評価を上げることもできるので、必須のビジネススキルといえます。

 

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